Warum verlangt das Finanzamt bei digitalen Lohnabrechnungen eine GoBD-Verfahrensdokumentation und wie setzt ein modernes Lohnbüro diese um?

Gesetzliche Grundlage der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – BMF-Schreiben vom 28.11.2019 / 11.03.2024): Sobald lohn- und steuerrelevante Belege (Arbeitsverträge, Stundenzettel, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Fahrtenbücher, Tankquittungen) digital erfasst oder Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden (ersetzendes Scannen), schreiben die GoBD (Rz. 151 ff.) eine Verfahrensdokumentation sowie ein Internes Kontrollsystem (IKS) vor.

Was muss in der GoBD-Verfahrensdokumentation für die Lohnabrechnung geregelt sein?

1. Beleg-Eingang und Digitalisierung: Wer scannt oder lädt Belege (z. B. über DATEV Unternehmen online / Upload mobil) hoch und wie wird sichergestellt, dass der digitale Beleg mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmt?
2. Freigabe- und Prüfprozess (Vier-Augen-Prinzip): Wer prüft im Unternehmen die Stundenlisten und Reisekostenabrechnungen sachlich frei, bevor das Lohnbüro sie in DATEV LODAS / Lohn und Gehalt abrechnet?
3. Unveränderbarkeit und 10-jährige revisionssichere Archivierung: Nachweis, dass alle Lohnbelege und Lohnkonten im ISO-27001-zertifizierten DATEV-Rechenzentrum festgeschrieben und vor nachträglicher Manipulation geschützt über die gesetzlichen Fristen (§ 41 EStG / § 147 AO) aufbewahrt werden.
4. Zugriffsschutz (Berechtigungskonzept): Dokumentation der Rechtevergabe über DATEV SmartCard / SmartLogin.