Wie wird der geldwerte Vorteil eines Firmenwagens nach der Fahrtenbuchmethode (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG) berechnet und wann verwirft der Prüfer das Fahrtenbuch?

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch gegenüber der 1-%-Regelung? Immer dann, wenn der private Nutzungsanteil des Firmenwagens gering ist (z. B. unter 15–20 % der Gesamtfahrleistung), der Bruttolistenpreis sehr hoch ist, das Fahrzeug bereits abgeschrieben oder gebraucht gekauft wurde oder die laufenden Gesamtkosten niedrig sind.

Die Berechnungsformel der Fahrtenbuchmethode (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG i. V. m. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR):

1. Ermittlung der tatsächlichen jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs (brutto inkl. Umsatzsteuer!): Dazu gehören die Abschreibung (AfA: bei Pkws grundsätzlich 12,5 % pro Jahr über 8 Jahre Nutzungsdauer aus den tatsächlichen Anschaffungskosten – nicht aus dem Listenpreis! – bzw. die Leasingraten und Leasingsonderzahlungen; bei begünstigten Elektroautos und Plug-in-Hybriden wird die AfA bzw. Leasingrate bei der Gesamtkostenermittlung nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG nur zu einem Viertel bzw. zur Hälfte angesetzt!), Kraftstoff-/Stromkosten, Kfz-Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung/Reparaturen, Reifen und Garagenmiete (nicht einzubeziehen sind Unfallkosten über 1.000 € nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 12 LStR sowie Verwarnungsgelder).
2. Berechnung des individuellen Kilometersatzes: Jährliche Gesamtkosten geteilt durch die insgesamt im Jahr gefahrenen Gesamtkilometer = Kosten je gefahrenem Kilometer.
3. Multiplikation mit den laut Fahrtenbuch privat gefahrenen Kilometern (sowie den Kilometern für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) = jährlicher geldwerter Vorteil!

Unterjährig wird von Januar bis November zunächst ein vorläufiger Schätzwert (z. B. Vorjahres-Kilometersatz oder 1-%-Wert) abgerechnet und mit der Dezember-Abrechnung nach Vorlage der finalen Jahresgesamtkosten und Kilometerstände exakt korrigiert.

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah (sofort am Ende jeder Fahrt) und in geschlossener, manipulationssicherer Form (gebundenes Buch oder zertifiziertes elektronisches Fahrtenbuch, bei dem nachträgliche Änderungen nach spätestens 7 Tagen gesperrt bzw. technisch protokolliert sind; Excel-Tabellen sind immer ungültig!) geführt werden. Für jede einzelne Dienstfahrt müssen Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reiseziel (Ort und Straße), Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner/Kunde lückenlos eingetragen sein (für Privatfahrten genügen Datum und Kilometerstände).