- Echter Auslagenersatz & durchlaufende Gelder (§ 3 Nr. 50 EStG)
Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz, z. B. der Mitarbeiter kauft im Namen und auf Rechnung der Firma Druckerpapier, Briefmarken, Bewirtung von Geschäftspartnern oder Tanken für den Firmenwagen und legt den Originalbeleg vor), sind komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.
Wann ist pauschaler Auslagenersatz (ohne Einzelbeleg) steuerfrei (R 3.50 Abs. 2 LStR)? Pauschaler Auslagenersatz (z. B. ein monatliches Pauschalgeld für Kleinausgaben oder für berufliche Telefonkosten ohne Einzelnachweis) ist grundsätzlich steuer- und SV-pflichtiger Arbeitslohn! Ausnahme nach R 3.50 Abs. 2 LStR: Er ist nur dann steuerfrei, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Mitarbeiter die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist (dann dürfen für die Folgezeit auch ohne Einzelbeleg bis zu 20 % des nachgewiesenen Betrags, höchstens 20,00 Euro monatlich für Telekommunikation, steuerfrei ersetzt werden!).
- Werkzeuggeld (§ 3 Nr. 30 EStG)
Entschädigungen für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen eines Arbeitnehmers (Handwerkzeuge wie Hammer, Säge, Zange, Schraubendreher, Kelle – nicht jedoch Musikinstrumente oder PCs/Smartphones!) sind nach § 3 Nr. 30 EStG steuer- und SV-frei, soweit sie die entsprechenden Aufwendungen für Abschreibung, Instandhaltung und Reinigung offensichtlich nicht übersteigen (Pauschalen ohne Nachweis sind voll steuer- und beitragspflichtig!).
Ein Außendienstler zahlt beim Kundenparken 18,50 € Parkgebühren für seinen Dienstwagen aus eigener Tasche und reicht das Parkticket ein. Die Erstattung über eine steuerfreie Auslagen-Lohnart in DATEV erfolgt 1:1 brutto wie netto nach § 3 Nr. 50 EStG (und fließt direkt in den FIBU-Buchungsbeleg ein).