Welche gesetzlichen Vorgaben gelten nach § 109 GewO für das Arbeitszeugnis bei Austritt (Neuregelung der elektronischen Form mit qualifizierter Signatur ab 2025)?

Gesetzlicher Anspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 109 Abs. 1 GewO): Jeder Arbeitnehmer (einschließlich Minijobbern, Werkstudenten, kurzfristig Beschäftigten und Auszubildenden nach § 16 BBiG) hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Das einfache Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten; auf Verlangen des Arbeitnehmers ist ein qualifiziertes Zeugnis auszustellen, das sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstreckt. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine geheimen Merkmale oder versteckten Negativcodes enthalten (§ 109 Abs. 2 GewO).

Wichtige Gesetzesänderung ab 01.01.2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (Elektronisches Arbeitszeugnis nach § 109 Abs. 3 GewO zulässig!): Früher war die Ausstellung des Arbeitszeugnisses in elektronischer Form gesetzlich strikt verboten (es musste zwingend auf Firmenbriefpapier mit eigenhändiger Originalunterschrift ausgestellt werden). Seit dem 01.01.2025 kann das Arbeitszeugnis nach § 109 Abs. 3 GewO mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form (§ 126a BGB, d. h. versehen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur – qeS!) erteilt werden (z. B. direkte Bereitstellung in der digitalen Personalakte / DATEV Arbeitnehmer online)!

Welches Ausstellungsdatum trägt ein elektronisch signiertes Zeugnis? Da eine qualifizierte elektronische Signatur technisch den exakten aktuellen Zeitstempel des Signaturtages trägt, sollte das elektronische Zeugnis zeitnah zum rechtlichen Beendigungsdatum signiert werden (bei einem rückdatierten Zeugnis nach längerem Rechtsstreit verlangt der Arbeitnehmer daher meist weiterhin die klassische Papierform).