Wann darf der Arbeitgeber einem Mitarbeiter eine BahnCard 25, 50 oder BahnCard 100 nach § 3 Nr. 15 / Nr. 16 EStG komplett steuer- und beitragsfrei überlassen?

Überlässt der Arbeitgeber einem Mitarbeiter eine BahnCard 25, BahnCard 50 oder eine BahnCard 100 (die neben Dienstreisen automatisch auch für Privatfahrten genutzt werden kann!), entscheidet die im Zeitpunkt der Hingabe dokumentierte Amortisationsprognose für die 12-monatige Gültigkeitsdauer darüber, ob die BahnCard komplett steuer- und SV-frei bleibt:

Fall 1: Voraussichtliche VOLLAMORTISATION durch ersparte Dienstreise-Einzeltickets (0,00 € Steuer & SV nach § 3 Nr. 16 EStG!): Ergibt die dokumentierte Prognose zu Beginn der Laufzeit, dass die durch die Nutzung der BahnCard auf beruflichen Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen) ersparten regulären Einzelfahrkartenpreise im Laufe der 12 Monate die vollen Anschaffungskosten der BahnCard erreichen oder übersteigen, tritt das private Nutzungsinteresse vollständig in den Hintergrund! Die Überlassung der BahnCard 25, 50 oder 100 ist dann in voller Höhe steuerfreier Reisekostenersatz nach § 3 Nr. 16 EStG – selbst wenn der Mitarbeiter die BahnCard am Wochenende intensiv privat nutzt (und falls die Prognose am Ende wegen Krankheit oder stornierter Reisen unverschuldet verfehlt wird, bleibt die BahnCard trotzdem rückwirkend steuerfrei!)!

Fall 2: Vollamortisation unter Einbeziehung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 3 Nr. 15 EStG!): Reichen die reinen Dienstreisen für die Vollamortisation nicht aus, wird die BahnCard (insb. eine BahnCard 100) aber zusätzlich für den täglichen Arbeitsweg ins Büro genutzt und wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, ist der verbleibende Teil nach § 3 Nr. 15 EStG (ÖPNV/Fernverkehr für den Arbeitsweg) komplett steuer- und SV-frei (Eintrag des auf den Arbeitsweg entfallenden Vorteils in Zeile 17 der Lohnsteuerbescheinigung zur Minderung der Entfernungspauschale)!