Wie nutzt man die Probeabrechnung und das Verarbeitungsprotokoll in DATEV zur Vier-Augen-Qualitätskontrolle vor dem Monatsabschluss?

Bevor die endgültige Monatsabrechnung im DATEV-Rechenzentrum festgeschrieben wird (wodurch unwiderruflich die DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen an die Behörden rausgehen), wird in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt eine Probeabrechnung durchgeführt.

1. Ablehnungen / Fehler (Rot): Zwingende fachliche oder technische Plausibilitätsfehler (z. B. fehlende Steuer-ID, unzulässige Kombination aus Personengruppe 109 und Beitragsgruppe 1111, fehlende IBAN oder fehlende Gefahrentarifstelle der Berufsgenossenschaft). Bei einem roten Fehler verweigert DATEV die Abrechnung des betroffenen Mitarbeiters bzw. den Monatsabschluss bis zur Korrektur!
2. Warnungen / Wichtige Hinweise (Gelb): Fachliche Prüfhinweise des Systems (z. B. „Das regelmäßige Entgelt beim Minijobber überschreitet die Geringfügigkeitsgrenze – bitte prüfen Sie, ob ein unvorhersehbares Überschreiten nach § 8 Abs. 1b SGB IV vorliegt“ oder „Ende der 6-wöchigen Entgeltfortzahlung im Abrechnungsmonat erreicht“).
3. Informationen (Blau/Grün): Bestätigungen über erfolgreich eingespielte ELStAM-Änderungslisten, eAU-Rückmeldungen oder automatische Nachberechnungen.

Über die Auswertung „Abweichungsprotokoll / Vergleich zum Vormonat“ prüft der Payroll-Spezialist auf einen Blick alle Veränderungen bei Brutto, Netto und Auszahlungsbetrag jedes Mitarbeiters.