- Gesetzliche Basis
Nach § 108 Abs. 1 GewO ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform (Papier oder elektronisch z. B. via DATEV Arbeitnehmer online) zu erteilen. Der exakte Mindestinhalt wird durch § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) verbindlich vorgeschrieben. Die Pflicht entfällt nur, wenn sich gegenüber dem zuletzt abgerechneten Monat keinerlei Änderungen ergeben haben.
- Pflichtangaben zu den Stammdaten
- Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Versicherungsnummer der Rentenversicherung (§ 147 SGB VI), Steuer-Identifikationsnummer sowie Ein- und Austrittsdatum
- Abrechnungszeitraum sowie exakte Anzahl der Steuertage und Sozialversicherungstage (SV-Tage)
- ELStAM-Merkmale (Steuerklasse inkl. Faktor, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal, Freibeträge/Hinzurechnungsbeträge)
- Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle (Krankenkasse), Kennziffer für den Kinderlosenzuschlag bzw. Kinderabschläge nach § 55 Abs. 3 SGB XI sowie Hinweis auf Übergangsbereich (Midijob) oder Mehrfachbeschäftigung.
- Entgeltbestandteile & Salden
Getrennter Ausweis von laufenden und einmaligen Bezügen sowie deren Auswirkung auf Gesamtbrutto, Steuer-Brutto und SV-Brutto, gefolgt von den gesetzlichen Abzügen (Lohnsteuer, SolZ, KiSt, AN-Anteile zur KV, RV, AV, PV), dem Nettoentgelt sowie nach Verrechnung von Netto-Bezügen/-Abzügen dem finalen Auszahlungsbetrag. Nach § 1 Abs. 2 Nr. 2d EBV sind auch pauschal besteuerte Bezüge (§§ 37b, 40, 40a, 40b EStG) auszuweisen.
Ein Mitarbeiter erhält 3.500 € Gehalt, 40 € VWL (AG-Zuschuss) und tilgt 200 € über den Nettoabzug. Das Gesamtbrutto (3.540 €) führt nach Abzug von Steuern und SV zum Nettoentgelt (z. B. 2.350 €). Erst nach Abzug der 200 € ergibt sich der Auszahlungsbetrag (2.150 €). Beide Summen müssen strikt getrennt ausgewiesen werden.