- Vollelektronisches AAG-Meldeverfahren (§ 2 Abs. 2 AAG)
Erstattungsanträge für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und Mutterschaftsaufwendungen (U2) dürfen ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen (DATEV LODAS / Lohn und Gehalt) an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden.
- Automatische Auslösung über das DATEV-Kalendarium
Sobald im Kalendarium des Mitarbeiters der Ausfallschlüssel „K / EF“ (Krankheit mit Entgeltfortzahlung), „BV“ (Beschäftigungsverbot) oder „MU“ (Mutterschutzfrist) eingetragen wird, berechnet DATEV automatisch den taggenauen Erstattungszeitraum, das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt und den kassenindividuellen Erstattungssatz (z. B. 70 % bei U1, 100 % bei U2).
- Wahlrecht für die Auszahlung der Erstattung (Überweisung vs. Verrechnung)
Im Erstattungsantrag (bzw. in den DATEV-Mandantenstammdaten) kann gesteuert werden, wie die Krankenkasse das Geld erstattet:
- Direkte Überweisung auf das Bankkonto des Arbeitgebers (empfohlen für eine saubere, transparente Einzelabstimmung auf dem FIBU-Ertragskonto!).
- Verrechnung mit dem nächsten Beitragsnachweis bzw. gutschriftliche Kürzung des SEPA-Lastschrifteinzugs.
- Elektronische Rückmeldung der Krankenkasse bei Abweichungen
Weicht der von der Krankenkasse geprüfte Erstattungsbetrag vom Antrag ab (z. B. weil die eAU kürzer war oder die 42-Tage-Frist überschritten wurde), sendet die Kasse eine elektronische AAG-Rückmeldung direkt zurück nach DATEV.
Ein Mitarbeiter mit 3.000 € Monatsgehalt (30 Kalendertage = 100 €/Tag) ist im April 10 Kalendertage krank. DATEV ermittelt 1.000 € fortgezahltes Bruttoentgelt und beantragt beim U1-Regelsatz von 70 % automatisch 700,00 € Erstattung bei der Krankenkasse.