Wie werden Verpflegungspauschalen und Fahrtkosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit nach § 3 Nr. 16 und § 9 Abs. 4a EStG steuerfrei erstattet und mit 25 % pauschal versteuert?

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Für Dienstreisen mit dem privaten Pkw des Mitarbeiters darf der Arbeitgeber 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer (nicht nur Entfernungskilometer!) sowie die tatsächlichen Übernachtungskosten (auf Einzelnachweis; ohne Nachweis im Inland pauschal 20,00 € pro Übernachtung nach R 9.7 Abs. 3 LStR) komplett steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.

1. Für jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden: voller Pauschbetrag (28,00 Euro).
2. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung (unabhängig von der Abwesenheitsdauer an diesem Tag!) sowie für eintägige Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: kleiner Pauschbetrag (14,00 Euro). Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen BMF-Tabellen.

Die steuerfreie Zahlung von Verpflegungspauschalen ist für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate begrenzt (eine Unterbrechung durch Urlaub oder Krankheit führt nicht zu einem Neubeginn; erst eine berufliche Unterbrechung von mindestens 4 Wochen startet die 3-Monats-Frist neu!).

Zahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bis zu 100 % höhere Verpflegungspauschalen als die steuerfreien Sätze aus (also bis zum Doppelten), kann er den übersteigenden Teil mit 25 % pauschal versteuern (wodurch auch dieser Teil nach § 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV komplett sozialversicherungsfrei bleibt!).