Wie wird der 110-Euro-Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen (Sommerfest, Weihnachtsfeier) nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG und die 25-%-Pauschalsteuer berechnet?

Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher gesellschaftlicherischer Ebene (Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug, Abteilungsfeier) bleiben für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich bis zu einem Freibetrag von 110,00 Euro (inkl. Umsatzsteuer) je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung komplett steuer- und sozialversicherungsfrei!

1. Für den steuerfreien 110-Euro-Freibetrag muss die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines abgegrenzten Betriebsteils (Abteilung) offenstehen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG).
2. Selbst wenn eine Feier nicht allen offensteht (z. B. reine Führungskräftefeier), darf sie nach dem BFH-Urteil vom 27.03.2024 (VI R 5/22) dennoch mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG pauschal versteuert werden!

Wie wird der Pro-Kopf-Betrag exakt berechnet? Alle Brutto-Gesamtkosten der Feier (Speisen, Getränke, Raummiete, DJ/Künstler, Eventagentur, Geschenke) werden durch die Anzahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer (nicht der Eingeladenen!) geteilt. Der Kostenanteil einer mitgebrachten Begleitperson (Ehepartner/Kind) wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet (kein eigener 110-€-Freibetrag für den Ehepartner!).

25 % Pauschalsteuer & zeitkritische SV-Freiheit (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG, § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV): Übersteigen die Kosten 110,00 € pro Mitarbeiter (oder handelt es sich um die 3. Feier im Jahr), kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 % versteuern. Achtung BSG-Falle: Damit der übersteigende Betrag in der Sozialversicherung beitragsfrei bleibt, muss die 25-%-Pauschalversteuerung zwingend zeitnah mit der Entgeltabrechnung des Veranstaltungsmonats (spätestens bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung am 28.02. des Folgejahres) tatsächlich durchgeführt werden!