Wann verfällt nicht genommener Jahresurlaub am 31.12. bzw. 31.03. (§ 7 Abs. 3 BUrlG) und was verlangt die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers nach EuGH und BAG?

Früher verfiel nicht genommener Jahresurlaub ohne Weiteres am 31. Dezember (bzw. bei Übertragung am 31. März des Folgejahres). Nach der unionsrechtskonformen Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 19.02.2019 – 9 AZR 423/16 und Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20) verfällt der Urlaub am Jahresende (und verjährt auch nach 3 Jahren nicht!), WENN der Arbeitgeber seiner formellen Mitwirkungsobliegenheit (Aufforderungs- und Hinweispflicht) nicht nachgekommen ist!

Damit nicht genommener Urlaub am 31.12. rechtssicher verfällt, muss der Arbeitgeber jeden einzelnen Arbeitnehmer nachweisbar in Textform (individuell per E-Mail oder personalisiertem Hinweis): 1. konkret beziffert mitteilen, wie viele Urlaubstage ihm im laufenden Kalenderjahr (inkl. etwaigem Resturlaub) noch zustehen, 2. ihn förmlich auffordern, diesen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann, UND 3. ihn klar und unmissverständlich darüber belehren, dass der Urlaub andernfalls mit Ablauf des Kalenderjahres (31.12.) bzw. des Übertragungszeitraums ersatzlos erlischt!

Was passiert, wenn der Arbeitgeber diesen Hinweis vergisst? Unterlässt der Arbeitgeber diesen individuellen Hinweis, tritt weder der Verfall nach § 7 Abs. 3 BUrlG noch der Beginn der 3-jährigen Verjährungsfrist (§ 195 BGB) ein! Der nicht genommene Urlaub des Vorjahres addiert sich automatisch zum neuen Jahresurlaub und muss spätestens beim Ausscheiden des Mitarbeiters über Jahre rückwirkend teuer abgegolten werden!

Jedes Jahr Anfang Januar (oder spätestens im September) ein standardisiertes, personalisiertes Hinweisschreiben über den aktuellen Resturlaubsstand aus DATEV an alle Mitarbeiter versenden und in der digitalen Personalakte dokumentieren.