Wann sind vom Arbeitgeber übernommene Fort- und Weiterbildungskosten nach § 3 Nr. 19 EStG steuer- und beitragsfrei und welche Regeln gelten für Rückzahlungsklauseln?

Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers für Maßnahmen nach § 82 Abs. 1 und 2 SGB III sowie Weiterbildungsleistungen, die der Verbesserung der individuellen Beschäftigungsfähigkeit von Mitarbeitern dienen (z. B. Fachseminare, DATEV-Zertifizierungen, Sprachkurse, IT-Schulungen, Führungskräftetrainings oder Outplacement-Beratungen), sind nach § 3 Nr. 19 EStG vollständig steuerfrei und nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV sozialversicherungsfrei.

Unabhängig davon liegt bei beruflichen Fortbildungen, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers stattfinden, schon begrifflich kein steuerbarer Arbeitslohn vor – es spielt seit der Einführung des § 3 Nr. 19 EStG zudem keine Rolle mehr, ob die Rechnung auf den Arbeitgeber oder auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist!

Wann sind übernommene Ausbildungskosten steuerpflichtig? Nur dann, wenn die Maßnahme den Charakter einer reinen privaten Belohnung hat (z. B. Segelschein, Wein-Sommelier-Kurs für einen Bürokaufmann ohne Berufsbezug) oder wenn es sich um ein Studium außerhalb eines Ausbildungsdienstverhältnisses handelt, bei dem der Arbeitgeber nicht vertraglich zur Kostentragung verpflichtet ist.

Vereinbart der Arbeitgeber, dass der Mitarbeiter die Fortbildungskosten bei Eigenkündigung anteilig zurückzahlen muss, ist die Klausel nur wirksam, wenn: 1. die Bindungsdauer angemessen zur Lehrgangsdauer gestaffelt ist (Faustregel des BAG: bis 1 Monat Lehrgangsdauer ohne Arbeitsverpflichtung = max. 6 Monate Bindung; bis 2 Monate = max. 1 Jahr Bindung; 3 bis 4 Monate = max. 2 Jahre Bindung; 6 bis 12 Monate = max. 3 Jahre Bindung), 2. für jeden Monat des Verbleibs eine ratierliche Minderung (z. B. 1/12 oder 1/24 pro Monat) vorgesehen ist und 3. unverschuldete Kündigungen (z. B. wegen dauerhafter Krankheit des Mitarbeiters oder Arbeitgeberfehlverhalten) ausdrücklich von der Rückzahlungspflicht ausgenommen sind (sonst ist die gesamte Klausel unwirksam!).