Wie werden arbeitgeberseitig gestellte Mahlzeiten bei Dienstreisen nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG gekürzt und wann muss der Großbuchstabe M bescheinigt werden?

Gesetzliche Kürzung der Verpflegungspauschale statt Sachbezugswert (§ 8 Abs. 2 Satz 8 und § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG): Erhält ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine übliche Mahlzeit (Preis inkl. Getränke bis maximal 60,00 Euro brutto), wird diese Mahlzeit nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert versteuert, sofern dem Mitarbeiter für diesen Tag dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale zusteht.

Stattdessen muss die Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages zwingend gekürzt werden, und zwar immer berechnet aus der vollen 24-Stunden-Tagespauschale des jeweiligen Orts (im Inland aus 28,00 Euro!):

1. Für ein gestelltes Frühstück um 20 Prozent (= 5,60 Euro im Inland).
2. Für ein gestelltes Mittagessen um 40 Prozent (= 11,20 Euro im Inland).
3. Für ein gestelltes Abendessen um 40 Prozent (= 11,20 Euro im Inland). Die Kürzung erfolgt maximal bis auf 0,00 Euro.

Was passiert, wenn KEINE Verpflegungspauschale zusteht (Abwesenheit bis zu 8 Stunden oder nach Ablauf der 3-Monats-Frist)? Steht dem Mitarbeiter keine Verpflegungspauschale zu, muss die gestellte Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert als geldwerter Vorteil versteuert werden (pauschal mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG möglich, dann SV-frei!).

Sobald einem Arbeitnehmer im Kalenderjahr mindestens einmal während einer Auswärtstätigkeit eine übliche Mahlzeit gestellt wurde, muss im Lohnkonto und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zwingend der Großbuchstabe „M“ ausgewiesen werden!