- Grundsatz bei Nichtvorlage der Steuer-ID (§ 39c Abs. 1 Satz 1 EStG)
Teilt ein neu eingestellter Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schuldhaft seine 11-stellige Steuer-Identifikationsnummer oder sein Geburtsdatum nicht mit oder hat er die ELStAM für den Abruf gesperrt (§ 39e Abs. 6 EStG), muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer zwingend nach der ungünstigen Steuerklasse VI berechnen.
- Die gesetzliche 3-Monats-Ausnahme bei unverschuldetem Fehlen (§ 39c Abs. 1 Satz 2 EStG & BMF-Schreiben zum ELStAM-Verfahren)
Kann der Arbeitgeber die ELStAM bei Beginn des Dienstverhältnisses wegen technischer Störungen nicht abrufen oder legt ein (z. B. aus dem Ausland neu zugezogener) Arbeitnehmer die Steuer-ID unverschuldet noch nicht vor, weil das Finanzamt/BZSt diese noch nicht zugeteilt hat, darf der Arbeitgeber für längstens drei Kalendermonate die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklasse I bei Ledigen oder III/IV bei Verheirateten) nach den glaubhaften Angaben des Mitarbeiters zugrunde legen!
Was passiert nach Ablauf der 3 Monate? Liegt die Steuer-ID bzw. die Papier-Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug des Betriebsstättenfinanzamts auch im 4. Monat noch nicht vor, muss ab dem 4. Monat nach § 39c Abs. 1 Satz 3 EStG nach Steuerklasse VI abgerechnet werden. Sobald die echten ELStAM später abgerufen werden können, rollt DATEV die abgerechneten Vormonate des laufenden Kalenderjahres automatisch auf (§ 41c Abs. 1 Nr. 1 EStG) und erstattet die zu viel gezahlte Lohnsteuer!
Eine Fachkraft zieht zum 01.03. erstmalig aus Spanien nach Deutschland. Bis die Meldebehörde die Daten an das BZSt übermittelt und die Steuer-ID per Post eintrifft, vergehen 5 Wochen. Für die März-Abrechnung hinterlegt das Lohnbüro in DATEV „Ersatzverfahren / Voraussichtliche Steuerklasse I“ statt Klasse VI; im April wird die Steuer-ID nachgetragen und regulär abgerufen.