Wie werden Incentive-Reisen (Belohnungsreisen) und gemischte Veranstaltungen (Fachtagung + touristisches Programm) steuer- und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet?

Finanziert der Arbeitgeber verdienten Mitarbeitern eine Reise mit touristischem Charakter (z. B. ein Wochenende auf Mallorca, Skireise oder Kreuzfahrt für die besten Verkäufer des Jahres), handelt es sich in voller Höhe um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn!

• Abrechnungsweg: Da der 110-Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen hier meist nicht greift (weil die Reise nicht allen Mitarbeitern offensteht) bzw. weit überschritten wird, kann der Arbeitgeber die Einkommensteuer auf die Incentive-Reise (bis 10.000 € pro Person) nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal mit 30 % übernehmen (eine 25-%-Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG ist nur zulässig, wenn es sich um eine echte Betriebsveranstaltung mit Gemeinschaftscharakter und nicht um eine reine Belohnungsreise handelt); in der Sozialversicherung ist die Reise bei eigenen Mitarbeitern nach § 1 Abs. 1 Nr. 14 SvEV voll beitragspflichtig!

Besteht eine Reise sowohl aus beruflich veranlassten Fachtagen (Vorträge, Workshops) als auch aus touristischen Elementen, werden die Kosten nach der Rechtsprechung des Großen Senats des BFH (Beschluss vom 21.09.2009 – GrS 1/06) aufgeteilt:

• Die direkt dem Fachteil zuordenbaren Kosten sind steuerfreie Reisekosten (§ 3 Nr. 16 EStG).
• Die direkt dem touristischen Teil zuordenbaren Kosten sind Arbeitslohn (bzw. fallen unter den 110-€-Freibetrag einer Betriebsveranstaltung).
• Die gemischten Hin- und Rückreisekosten sowie gemeinsamen Hotelübernachtungen werden im Zeitverhältnis der beruflichen zu den privaten Anteilen aufgeteilt!